개요

서류발급 요청(출석부·수강증명서·수강증명원)을 목록으로 확인하고, 담당자가 첨부파일과 함께 훈련생 이메일로 바로 발송할 수 있게 해주는 시스템입니다. 발송 이력은 자동으로 기록되어 같은 요청을 실수로 두 번 보내는 것을 막아주고, 발송이 끝나면 원본 구글시트의 상태도 함께 갱신됩니다.

사용법

슬랙 연동

"훈련생 서류발급" 워크플로에 새 요청이 올라오면 "발송하러 가기" 버튼이 함께 붙습니다. 원래는 이 버튼이 해당 훈련생 화면으로 바로 열리는 걸 목표로 했지만, 슬랙 워크플로 빌더의 버튼 URL 입력창이 여러 줄짜리 값을 못 받아들여서(실제 클릭 테스트로 확인), 지금은 목록 화면으로 들어온 뒤 직접 선택하는 방식으로 되어 있습니다. "미완료만 보기" 필터가 기본으로 켜져 있어 찾기는 어렵지 않습니다.

시스템 구조

슬랙 버튼을 누르면 이 시스템으로 들어와 목록을 확인하고, 발송하면 NHN Cloud를 거쳐 실제 이메일이 나갑니다. 발송 여부는 Cloudflare KV에 별도로 기록해 시트 갱신이 실패해도 중복발송을 막고, 시트 읽기/쓰기는 항상 GAS 웹앱을 경유합니다.

문제 해결

비밀번호가 계속 틀렸다고 나와요

정확히 입력했는데도 안 되면, 여러 번 틀려서 잠깐 잠겨있을 수 있습니다("너무 많이 틀렸습니다" 메시지가 뜨면 안내된 시간만큼 기다렸다가 다시 시도해 주세요). 그래도 안 되면 비밀번호 자체를 담당자에게 다시 확인해 주세요.

첨부파일이 안 올라가요

파일 용량이 10MB를 넘으면 업로드가 거부됩니다. 더 작게 압축하거나 나눠서 첨부해 주세요.

목록이 뜨는 데 가끔 오래 걸려요

구글시트와 연결하는 부분(GAS)이 오래 안 쓰이다 첫 요청을 받으면 "잠깐 깨어나는" 지연이 있을 수 있습니다. 이 경우 시스템이 자동으로 몇 초 안에 다시 시도하니 대부분 저절로 해결됩니다. 그래도 안 뜨면 새로고침 버튼을 눌러주세요.

발송 버튼을 눌렀는데 화면이 멈춘 것 같아요

파일을 업로드하는 중일 수 있습니다. 버튼 옆에 작은 원이 돌고 있는지 확인해 주세요 — 돌고 있다면 정상적으로 처리 중인 것입니다. 큰 PDF일수록 시간이 걸립니다.

"오늘 발송 한도를 초과했습니다"라는 메시지가 떠요

하루에 보낼 수 있는 이메일 수에 상한이 있습니다(기본 30건, 필요시 관리자가 조정 가능).

• 정상적인 대량 발급이면 관리자에게 한도 상향을 요청해 주세요.
• 짐작 가는 이유가 없다면 비정상적으로 반복 발송되고 있지 않은지 먼저 확인해 주세요.
• 한도는 다음날 자동으로 초기화됩니다.

"요청 보안 확인 실패"라는 메시지가 떠요

브라우저 탭을 오래 열어두면 발생할 수 있습니다. 새로고침 버튼을 한 번 눌러주세요.

발송은 됐는데 시트 상태가 안 바뀌어요

메일은 이미 나갔으니 다시 보내지 마세요.

• 발송 기록은 별도로 안전하게 남아있어 중복발송 걱정 없습니다.
• 시트 갱신은 잠깐의 지연이면 자동으로 재시도됩니다.
• 그래도 이 안내가 계속 뜨면 자동 재시도로도 안 풀린 것이니, 새로고침 후 상세화면에서 "발급 완료" 버튼을 직접 눌러주세요.

시트 쪽에서 "권한이 없습니다" 같은 오류가 나요

이 시스템이 쓰는 구글시트에 담당자 계정의 편집자 권한이 있는지 먼저 확인해 주세요.

알려진 제한 · 보류 사항

제한사항 — 구조적으로 지금 방식이 최선

아래는 결정을 바꾼다고 당장 해결되지 않는, 시스템·문서 구조 자체의 제약입니다.

보류사항 — 특정 결정이 있으면 재검토 가능

아래는 기술적으로는 가능하지만, 비용·리스크 대비 이득이 낮다고 판단해 지금은 미룬 것입니다. 상사(의사결정권자)가 아래 "필요한 조치"를 진행해주시면 다시 검토할 수 있습니다.